Každý z nás to pozná. Je tu škola, práca, rodina, priatelia a času tak málo. Existuje však jedna veľmi zaujímavá metóda. Metóda GTD - Getting Things Done, ktorej cieľom je dokončiť jednotlivé povinnosti a nevenovať im viac času, ako je potrebné. Na základe diagramu zhodnotí, čomu venovať svoj čas ako prvému a vám tak ostane čas aj pre seba a ušetríte si kopec stresu. Znie to super, však? Tak prečo to neskúsiť?
Ako funguje GTD metóda?
Autor David Allen tvrdí, že zo začiatku je dôležité zmeniť spôsob, ktorým si ukladáte úlohy. Je potrebné nájsť nejaký svoj inbox - zberný kôš, inak povedané miesto, kde si budete jednotlivé úlohy zaznamenávať. Toto miesto predstavuje prvú úľavu od stresu, nakoľko odľahčíte svoju myseľ tým, že na tieto úlohy nemusíte neprestajne myslieť.
Inboxom môže byť napríklad diár, zápisník, aplikácia alebo telefón. Uvidíte, že po nejakom čase bude omnoho jednoduchšie si danú úlohu poznačiť a nebude potrebné na ňu myslieť. Za 21 dní si ľudská myseľ vytvorí návyk a vám už žiadna úloha len tak nevyfučí z hlavy.
Shutterstock®
Čo s inboxom?
Ak už máte všetko zaznačené, poďme sa pozrieť, čo všetko v inboxe je. Je všetko pre vás dôležité? Viete si odpovedať, prečo by ste danú úlohu mali splniť? Je to projekt alebo len úkon?
Ak ste však na prvé dve otázky odpovedali nie, pozrite sa do schémy nižšie. S takouto nespracovateľnou úlohou máte niekoľko možností:
- 1. zbaviť sa jej,
- 2. vložiť ju do zoznamu "niekedy/možno" - pre prípad, že sa k nej v budúcnosti budete chcieť vrátiť,
- 3. založiť ju medzi referenčné materiály - súbor informácií, ktoré môžu byť v budúcnosti užitočné.
Ak si viete odpovedať na jednotlivé otázky, tak tieto spracovateľné úlohy z inboxu presuňte a pracujte s nimi ďalej. Takúto úlohu vykonajte ihneď, ak vám na ňu stačí čas kratší, ako 2 minútky. Ak nie, máte tieto možnosti:
- 1. delegovanie - presunúť úlohu na niekoho kompetentnejšieho,
- 2. zaradenie do zoznamu ďalších krokov - ďalšia činnosť, ktorú je potrebné spraviť,
- 3. zápis do diára - stanoviť čas, kedy bude úloha splnená.
Ak ste však niektorú z úloh pomenovali projektom - to znamená, že obsahuje viacero krokov - je potrebné tieto jednotlivé kroky rozpísať do inboxu a z daných projektov vytvoriť zoznam, ako je to v schéme naľavo. Rozčlenenie projektu na úkony oceníte, keď zistíte, ako máte postupovať, koľko času projekt zaberie a či treba úkony delegovať na niekoho iného.
Shutterstock®
GTD v bežnom živote
Metóda GTD nie je určená len pre manažérov či podnikateľov – dokáže zjednodušiť život každému, kto má pocit, že má „hlavu ako balón“. Vďaka nej si viete urobiť poriadok v povinnostiach, ale aj v drobných úlohách, ktoré sa bežne strácajú v zhone.
V práci: rýchle spracovanie emailov podľa 2-minútového pravidla, rozdelenie veľkých projektov na malé kroky, delegovanie úloh kolegom.
V domácnosti: zapisovanie nákupného zoznamu do aplikácie hneď, ako niečo doma dôjde; plánovanie údržby domácnosti a drobných opráv.
Pre osobný život: zaznamenávanie nápadov na darčeky, výlety či recepty; plánovanie času na hobby, šport a oddych.
Výhody GTD a prečo túto metódu používať
Prínosom Davida Allena je aspekt dynamiky, ktorý v bežnom time manažmente chýbal. GTD sa dokáže prispôsobovať novým úlohám, meniacim sa vlastnostiam a neočakávaným javom. Oproti time manažmentu úlohy nielen plánuje, ale ich aj rieši a dokončuje, tak ako je to v jej názve.
Metóda prináša výsledky len vtedy, ak sa k daným úlohám nebudete vracať každý deň znovu a znovu, čo vás len zbytočne vystresuje a unaví. Dielo Getting Things Done je najúspešnejšou súšasnou knihou od Davida Allena – autora bestsellerov - čo dokazuje, že vie, o čom hovorí.
Tento užitočný nástroj time manažmentu a organizovania osobného života už pomohol mnohým ľudom a teraz ho môžete skúsiť aj vy. Ak vás táto téma zaujala a chcete sa dozvedieť viac, určite vyhľadajte autorove publikácie.
Shutterstock®
Najčastejšie chyby pri zavádzaní GTD
Začiatky s GTD môžu byť náročné, najmä ak máte tendenciu robiť veci „na 120 %“ alebo systém zbytočne komplikovať. Veľa ľudí metódu vzdá po pár týždňoch, pretože si na seba naložia príliš veľa alebo si neosvoja pravidelnosť spracovania inboxu. Aby ste sa týmto pasciam vyhli, oplatí sa myslieť na najčastejšie chyby:
Používanie príliš veľkého množstva nástrojov a aplikácií, v ktorých sa začnete strácať.
Ignorovanie týždennej revízie a následné hromadenie neaktuálnych úloh.
Odkladanie krátkych, rýchlo splniteľných úloh namiesto ich okamžitého vybavenia.
Zapisovanie príliš všeobecných úloh bez jasného ďalšieho kroku.
Ako si GTD udržať dlhodobo?
Kľúčom k úspechu je jednoduchosť a konzistentnosť. Začnite s jedným hlavným inboxom a jasným systémom kategórií – čím menej budete musieť premýšľať, „kam to patrí“, tým dlhšie si systém udržíte. Nezabúdajte, že GTD má slúžiť vám, nie naopak – ak zistíte, že niektorý prvok systému nefunguje, pokojne ho prispôsobte vlastným potrebám.
Veľkou pomocou je aj pravidelná týždenná revízia. Vyhraďte si raz za sedem dní čas, kedy prejdete všetky svoje zoznamy, projekty aj „možno niekedy“ položky. Tento rituál vám pomôže udržať systém aktuálny, mať jasný prehľad a zbaviť sa zbytočného stresu z chaosu. Dlhodobé používanie GTD vám prinesie nielen lepšiu organizáciu, ale aj viac pokoja v mysli a času pre seba.
GTD ako kľúč k slobodnejšej mysli
Ak sa vám zdá, že povinností je viac než času, metóda GTD môže byť presne tým nástrojom, ktorý vám vráti kontrolu nad vlastným životom. Nie je to len technika na organizovanie úloh, ale spôsob, ako odbremeniť myseľ, zbaviť sa chaosu a konečne mať priestor venovať sa tomu, čo je pre vás skutočne dôležité.
Pamätajte – aj malá zmena v spôsobe, akým spracúvate svoje povinnosti, môže mať veľký dopad na vašu produktivitu, energiu a pohodu. Čím skôr začnete, tým skôr pocítite úľavu a zistíte, že dni môžu byť nielen plnšie, ale aj pokojnejšie.
Aktualizovaný článok: 14.08.2025
